¿Cuánto cuesta migrar a un nuevo ERP?

¿Te has preguntado alguna vez el coste de cambiar tu ERP? Empresas, PYMES y autónomos posponen esta decisión por el miedo a encontrarse con costes inesperados que puedan aparecer durante el proceso. 

Estos costes ocultos pueden multiplicar por tres el presupuesto inicial si no se planifican correctamente. 

Sigue leyendo y descubrirás información que podría ahorrarte miles de euros en tu próxima migración, especialmente con opciones como AvanSuite ERP y su modelo freeware.

¿Por qué las empresas piensan en migrar su ERP?

Antes de hablar de dinero, es importante entender por qué puedes estar pensando en cambiar tu sistema actual. 

Las razones suelen ser varias. Tu ERP antiguo ya no responde a las necesidades de tu negocio, los procesos son lentos o la información no fluye como te gustaría.

Seguir con el mismo sistema te puede salir más caro que cambiarlo. Es como mantener un coche viejo: las reparaciones constantes acaban costando más que comprar uno nuevo. En el caso de un ERP, los parches temporales, las horas extra de personal y las oportunidades perdidas por ineficiencia son costes invisibles que se acumulan mes a mes.

La migración no es un gasto, es una inversión para ahorrar dinero a largo plazo. Nuestros clientes nos dicen que, después de migrar a AvanSuite ERP, han reducido hasta un 40% el tiempo dedicado a tareas administrativas. 

¿Te imaginas lo que podrías hacer con todo ese tiempo extra?

El coste de migrar tu ERP: más allá del precio del software

Cuando estés pensando en migrar tu ERP, probablemente lo primero que te venga a la cabeza sea: “¿cuánto cuestan las licencias del nuevo sistema?”. Sin embargo, esto es solo la punta del iceberg. El coste total incluye muchos otros factores que debes tener en cuenta desde el principio.

El precio de migrar un ERP puede variar mucho según el tamaño de tu empresa o negocio, la complejidad de tus procesos y el sistema que elijas. Para un negocio pequeño o un autónomo, el coste ronda alrededor de los 5.000€, mientras que para medianas empresas supera fácilmente los 10.000 euros.

Lo importante es desglosar estos costes para entender en qué se gastará cada euro y cómo puedes optimizar la inversión para obtener el máximo retorno. 

Además, como verás más adelante, existen opciones como AvanSuite ERP que, al ser freeware, elimina por completo el coste de las licencias, reduciendo drásticamente la inversión total.

Factores que influyen en el coste final de la migración

El presupuesto necesario para migrar tu ERP depende de varios elementos clave, y no se trata sólo de cuántos usuarios tengas, sino de cómo trabajan y qué procesos deben digitalizarse:

• Complejidad de los procesos: 

1. 1. • Lo que realmente encarece una migración no es el número de usuarios, sino los procedimientos internos que hay que adaptar al nuevo sistema. Cuantos más procesos específicos haya que replicar o redefinir, más esfuerzo requerirá.

• Diversidad de perfiles de usuario: 

1. 1. • No es lo mismo tener cinco usuarios en administración que contar con perfiles muy distintos (por ejemplo, administración, producción, logística o empaquetado). Cuanta más variedad operativa, más personalizado deberá ser el enfoque.

• Volumen y tipo de datos a migrar: 

1. 1. • Aunque no es el factor más determinante, el histórico que decidas conservar sí puede influir en los tiempos y recursos necesarios para completar la migración con seguridad y sin pérdida de información.

• Integraciones con otros sistemas: 

1. 1. • Si el nuevo ERP necesita conectarse con herramientas externas como CRM, e-commerce o sistemas de producción, cada integración añade complejidad técnica y coste al proceso.

• Formación del equipo: 

1. • Asegurar que todo el personal sepa utilizar el nuevo sistema también forma parte del coste. Este punto es especialmente importante cuando hay perfiles muy diversos o rotación de personal.

Así que antes de lanzarte a migrar tu ERP, es fundamental hacer un análisis detallado de tus procesos, flujos y necesidades reales. Solo así tendrás una visión clara y realista del coste total.

Desglose de los costes de migración de un ERP

Para que tengas una idea clara de dónde va el dinero durante una migración, vamos a dividir los costes en categorías. Esto te ayudará a planificar mejor tu presupuesto y evitar sorpresas desagradables.

1. Coste de las licencias o suscripciones

El precio base del software puede variar muchísimo según el tipo de ERP:

• ERPs de pago: La mayoría de soluciones en el mercado funcionan con licencias que pueden costar desde 30 hasta 300 euros por usuario al mes (para ERPs en la nube) o entre 1.000 y 5.000 euros por usuario para sistemas de instalación local.

   

• ERPs freeware como AvanSuite ERP: Completamente gratuitos para su uso básico. No pagas absolutamente nada por el software en sí mismo, lo que supone un ahorro de miles de euros frente a otras alternativas.

   

• Planes de soporte y mantenimiento opcionales: En el caso de AvanSuite ERP, puedes ampliar con un servicio de soporte y mantenimiento por solo 0,77€ por puesto al día (menos que un café diario). Esto incluye actualizaciones, soporte técnico y mejoras continuas sin sorpresas en tu factura.

   

La ventaja del modelo freeware de AvanSuite ERP es que elimina por completo la barrera de entrada que suponen las licencias, permitiéndote invertir esos recursos en cualquier otra cosa que necesites más para tu negocio y tenga más impacto en tu facturación.

2. Costes de implementación y configuración

Esta parte suele ser la más significativa del presupuesto total. Incluye:

• Análisis de necesidades: Entre 1.000 y 5.000 euros, dependiendo de la complejidad de tus procesos.

   

• Configuración del sistema: Puede suponer entre 3.000 y 15.000 euros según la complejidad.

   

• Desarrollo de personalizaciones: Cada función a medida puede costar entre 500 y 5.000 euros, según su complejidad.

   

• Migración de datos: El coste dependerá de la calidad y organización de los datos activos que se quieran trasladar. Este coste suele ser residual.

Un consejo: no escatimes en esta fase. Una implementación bien hecha te ahorrará muchos dolores de cabeza (y dinero) en el futuro. 

Al ahorrar en licencias con AvanSuite ERP freeware, puedes permitirte dedicar más recursos a una implementación de calidad o a cualquier otra cosa que necesites más.

3. Costes de formación para tu equipo

Para que tu inversión valga la pena, tus empleados deben saber usar el nuevo sistema correctamente. La formación suele costar:

• Formación básica: Entre 200 y 500 euros por usuario.

Con AvanSuite ERP, al contratar el plan de soporte y mantenimiento por 0,77€ diarios por puesto, tienes incluídas sesiones de formación básica, lo que reduce un montón este coste.

4. Costes ocultos que debes tener en cuenta

Estos son los gastos que muchas empresas no prevén y que pueden destrozar completamente tu presupuesto:

• Tiempo dedicado por tu personal: 
  • Tus empleados clave deberán participar en el proceso, lo que reduce su productividad habitual.

     

• Integración con otros sistemas: 
  • Conectar tu ERP con otras herramientas puede costar entre 1.000 y 10.000 euros por cada sistema.

     

• Mantenimiento y soporte: 
  • A largo plazo, estos gastos pueden suponer entre el 15% y el 20% del coste inicial cada año si no cuentas con planes como el de AvanSuite ERP, que por solo 0,77€ diarios por puesto cubre todas estas necesidades.

     

• Posibles actualizaciones de hardware: 
  • Con el tiempo necesitarás mejorar tus equipos o infraestructura para que el nuevo sistema funcione correctamente.

Estos costes ocultos pueden representar hasta el 40% del presupuesto total si no se planifican adecuadamente.

La ventaja del modelo freeware de AvanSuite ERP

AvanSuite ERP ha revolucionado el mercado con su modelo freeware, que ofrece ventajas muy importantes frente a otros ERPs (Oracle, Holded, SAP, Odoo…).

¿Qué significa realmente que sea freeware?

AvanSuite ERP freeware es completamente gratuito. Esto significa:

• Sin coste de licencias: 
  • El software en sí mismo no tiene ningún coste, independientemente del número de usuarios.

     

• Funcionalidad completa: 
  • A diferencia de las versiones “freemium” de otros programas, AvanSuite ERP no limita las funcionalidades por ser gratuito.

     

• Sin caducidad: 
  • No es una versión de prueba temporal, sino un software completamente funcional que puedes usar de forma indefinida.

Este modelo elimina la barrera de entrada más importante para las pequeñas empresas que necesitan ponerse al día con su sistema de gestión.

El plan de soporte y mantenimiento: menos que un café diario

Para empresas que quieren soporte para vivir con tranquilidad, AvanSuite ERP ofrece un plan opcional de soporte y mantenimiento por solo 0,77€ por puesto al día. Este plan incluye:

• Soporte técnico: Asistencia para resolver cualquier incidencia o duda.
• Actualizaciones automáticas: Acceso a mejoras del sistema.
• Formación básica: Ayuda para que tus empleados aprendan a usar el sistema.
• Copias de seguridad: Protección de tus datos críticos.

Por la mitad del precio de un café diario, aseguras que tu ERP siempre funcione correctamente y esté actualizado, sin sorpresas en tu presupuesto en ningún momento. esto, te va a salir a cuenta!.

ERP en la nube o local: comparativa de costes

La decisión entre un ERP en la nube o uno de instalación local afectará significativamente tu presupuesto, tanto a corto como a largo plazo.

Coste inicial: la gran diferencia

Los ERPs locales requieren una inversión inicial mucho mayor:

• ERP local tradicional: Necesitarás comprar licencias (entre 1.000 y 5.000 euros por usuario), servidores (5.000-20.000 euros) y contratar personal de TI para la instalación y mantenimiento.

   

• ERP en la nube tradicional: Solo pagas la suscripción mensual (30-300 euros por usuario/mes) y los costes de implementación, sin necesidad de invertir en infraestructura.

   

• AvanSuite ERP freeware: No pagas nada por el software, solo los costes de implementación. Si optas por el plan de soporte, son solo 0,77€ diarios por puesto.

Para una empresa de 10 empleados, la diferencia puede ser de 25.000 euros (local tradicional) frente a 8.000 euros (AvanSuite ERP) en el desembolso inicial.

Costes a largo plazo: lo que no te están contando

A primera vista, parece que el ERP local acaba siendo más barato después de varios años, pero la realidad es diferente:

• ERP local tradicional: Deberás añadir costes de mantenimiento (15-20% anual), actualizaciones (cada 3-5 años), personal de TI y consumo energético.

   

• ERP en la nube tradicional: La suscripción incluye actualizaciones automáticas, mantenimiento, seguridad y soporte técnico, pero sigue acumulando costes mensuales por cada usuario.

   

• AvanSuite ERP con plan de soporte: Por solo 0,77€ diarios por puesto obtienes todas las ventajas de un sistema en la nube con un coste predecible y significativamente menor.

Cuando sumas todos estos gastos a lo largo de 5 años, la diferencia puede superar el 40% a favor de AvanSuite ERP.

Cómo reducir el coste de migración de tu ERP

Migrar a un nuevo ERP no tiene por qué arruinar tu presupuesto. Aquí tienes nuestros consejos prácticos para reducir costes sin comprometer la calidad:

Planificación detallada: el mejor ahorro

Dedica tiempo a planificar correctamente. Por cada euro invertido en planificación, ahorrarás cinco en correcciones posteriores:

• Define claramente tus necesidades: no pagues por funciones que no usarás.

   

• Establece un cronograma realista: las prisas siempre salen caras.

   

• Identifica a tus usuarios clave: involúcralos desde el principio para reducir problemas de adopción.

Una buena planificación puede reducir el coste total hasta en un 20%.

Migración por fases: divide y vencerás

No necesitas implementar todo el sistema de golpe:

• Comienza con los módulos esenciales: Financiero, producción, ventas o stock, por ejemplo,, según tu prioridad.

   

• Añade módulos adicionales progresivamente: Esto distribuye los costes a lo largo del tiempo y facilita la adaptación.

   

• Migra datos por departamentos: Reduce la complejidad y minimiza el riesgo de errores.

Esta estrategia puede reducir el coste inicial hasta en un 40% y mejorar mucho las tasas de éxito.

Formación interna: multiplica el conocimiento

En lugar de formar a todos los empleados externamente:

• Capacita primero a un grupo reducido: Estos serán tus “campeones” internos.

   

• Deja que ellos formen al resto del equipo: El conocimiento se transmitirá de forma más natural y adaptada a vuestra realidad.

   

• Crea materiales de formación propios: Manuales y tutoriales específicos para vuestros procesos (podemos ayudarte con esto)

Esta estrategia puede reducir los costes de formación hasta en un 60%.

Errores comunes que encarecen la migración de un ERP

Evitar estos errores frecuentes puede ahorrarte miles de euros:

No planificar adecuadamente el proyecto

Empezar sin un plan detallado es la forma más rápida de disparar los costes:

• Consecuencias: Retrasos, cambios de alcance, desarrollos innecesarios.
• Coste adicional: Puede aumentar el presupuesto hasta un 50%.
• Solución: Dedica al menos 1-2 meses a la planificación exhaustiva antes de empezar.

Personalizar en exceso el sistema

Adaptar demasiado el ERP a tus procesos actuales, en lugar de adaptar tus procesos al ERP:

• Consecuencias: Mayor coste de implementación, problemas con actualizaciones futuras.
• Coste adicional: Cada personalización importante puede añadir entre 1.000 y 5.000 euros.
• Solución: Acepta los procesos estándar del ERP siempre que sea posible, y personaliza solo lo realmente crítico.

No es necesario migrar todos los datos históricos

Uno de los errores más comunes al implantar un nuevo ERP es intentar trasladar absolutamente toda la información del sistema anterior, incluidos los datos históricos que ya no son relevantes para la operativa actual.

• Consecuencias: 

• • • Este exceso de información no aporta valor y puede ralentizar el proceso de puesta en marcha del nuevo sistema.

• Coste adicional: 

• • • Migrar datos innecesarios supone más horas de trabajo y, por tanto, un gasto evitable.

• Solución: 

• • Lo más eficiente es migrar únicamente los datos activos y operativos. Los históricos pueden consultarse en el sistema antiguo cuando sea necesario, sin sobrecargar el nuevo ERP.
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Preguntas básicas que “sí o sí” tienes que hacer a tu proveedor de ERP actual

Para evitar sorpresas en tu presupuesto, asegúrate de preguntar esto a cualquier proveedor que estés pensando en contratar:

Costes ocultos

Estas preguntas te ayudarán a descubrir gastos que podrían no ser evidentes en la oferta inicial:

• ¿El software es realmente gratuito o hay módulos o funciones que requieren pago adicional?
• ¿Cómo se factura el soporte técnico? ¿Está incluido o se cobra aparte?
• ¿Cómo se gestionan las actualizaciones? ¿Tienen algún coste?
• ¿Existen límites de almacenamiento o usuarios? ¿Qué ocurre si los superamos?
• ¿Hay costes asociados a la migración de datos si decidimos cambiar de sistema en el futuro?

Por ejemplo, en AvanSuite ERP, el software es completamente gratuito (no pagas licencias, eso que te ahorras!) y el plan de soporte por 0,77€ diarios por puesto os incluye actualizaciones y soporte ilimitado, ¡podéis olvidaros de todas esas sorpresas que suelen llegar más adelante!

Implementación

Conocer estos detalles te ayudará a planificar mejor el proyecto:

• ¿Cuál es el tiempo medio de implementación para una empresa de mi tamaño?
• ¿Quién será responsable de la migración de datos? ¿vosotros o nosotros?
• ¿Qué nivel de personalización incluye el precio?
• ¿Cuántas horas de formación están incluidas? ¿cuál es el coste de la formación fuera de esas horas?

Las respuestas a estas preguntas pueden suponer una diferencia de miles de euros entre proveedores que de entrada parecían similares.

Preguntas sobre el coste de migrar a un nuevo ERP

¿Es verdad que AvanSuite ERP es completamente gratuito? ¿dónde está el truco?

Sí, AvanSuite ERP es realmente freeware (software gratuito). No hay truco oculto: el software en sí mismo no tiene coste, independientemente del número de usuarios o módulos que utilices. El modelo de negocio se basa en ofrecer servicios adicionales como el plan de soporte y mantenimiento por 0,77€ diarios por puesto, que es totalmente opcional. Esta estrategia permite que cualquier empresa, independientemente de su tamaño o presupuesto, pueda acceder a un ERP profesional y completo.

¿Qué incluye exactamente el plan de soporte y mantenimiento de 0,77€ diarios por puesto?

El plan de soporte y mantenimiento de AvanSuite ERP incluye asistencia técnica (por teléfono, email y conexión remota), actualizaciones, formación básica para usuarios, copias de seguridad periódicas, y resolución de incidencias. También incluye mejoras y optimizaciones del sistema para adaptarse a cambios legislativos o nuevas necesidades del mercado. Todo esto por el precio de medio café diario por puesto.

¿Cuánto tiempo lleva recuperar la inversión en la migración a AvanSuite ERP?

Para pequeñas empresas que migran a AvanSuite ERP, el periodo típico de recuperación de la inversión es de 6 a 12 meses, significativamente menor que los 12-24 meses habituales con sistemas tradicionales. Esto se debe principalmente a la eliminación del coste de licencias. Los beneficios que producen este retorno incluyen ahorro en personal administrativo, reducción de errores, mejor control de inventario y toma de decisiones más precisa.

¿Puedo migrar solo algunos departamentos primero para reducir costes?

¡Claro! De hecho, es una estrategia que en Avance Software te recomendamos. Puedes empezar con el área más crítica (finanzas, ventas o producción) y luego ir añadiendo módulos progresivamente. Como AvanSuite ERP es freeware, no hay coste adicional por añadir módulos o funcionalidades más adelante. Esto no solo distribuye los costes de implementación en el tiempo, sino que también facilita la adaptación de tu equipo y reduce la resistencia al cambio.

¿Hay ayudas o subvenciones para la migración de ERPs en pequeñas empresas?

Sí, existen diversas ayudas públicas que pueden cubrir parte del coste de migración, especialmente dentro de programas de digitalización como el Kit Digital. 

Estas subvenciones pueden cubrir entre el 40% y el 70% del coste total de implementación, dependiendo del tamaño de tu empresa y la comunidad autónoma. 

En AvanSuite ERP te asesoramos sobre las ayudas disponibles y te ayudamos con la tramitación, lo que puede hacer que tu migración tenga un coste neto prácticamente nulo.

¿Estás listo para dar el paso? En AvanSuite ERP estaremos encantados de analizar tu caso particular y ofrecerte un presupuesto personalizado sin compromiso.

Contacta con nosotros ya para dar el paso hacia tu nuevo presente, más tranquilo, eficiente.. y feliz 🙂